Factuurfraude: hoe het werkt en hoe je het herkent

Factuurfraude is een vorm van oplichting waarbij criminelen valse facturen sturen in de hoop dat een ondernemer of medewerker ze betaalt zonder goed te controleren. Het bedrag verdwijnt dan naar een rekening van de oplichter, en terugkrijgen is bijna onmogelijk. Factuurfraude treft vooral mkb-ondernemers, maar ook grotere bedrijven zijn regelmatig doelwit.

De schade loopt snel op. Omdat betalingen tegenwoordig binnen seconden worden verwerkt, is het geld vaak al weg voordat iemand doorheeft dat er iets niet klopt. Herkenning is daarom de beste bescherming.

De meest voorkomende vormen van factuurfraude

Criminelen gebruiken verschillende methoden om valse facturen geloofwaardig te laten lijken. De meest voorkomende zijn:

Nep-facturen van onbekende bedrijven. Je ontvangt een factuur van een leverancier die je niet kent, voor diensten of producten die je nooit hebt ontvangen. De opzet is dat drukke medewerkers de factuur doorsturen zonder te controleren of er werkelijk iets geleverd is.
Vervalste facturen van echte leveranciers. Criminelen onderscheppen of kopiëren facturen van bedrijven waarmee je echt zaken doet. Ze passen alleen het rekeningnummer aan. Alles ziet er verder uit zoals normaal: het logo, de naam, het adres.
CEO-fraude gecombineerd met een factuur. Een medewerker krijgt een e-mail van iemand die zich voordoet als de directeur of een leidinggevende. De opdracht is om snel een factuur te betalen of een nieuw rekeningnummer te registreren. De tijdsdruk (“dit moet vandaag geregeld zijn”) is bewust om nadenken te ontmoedigen.
Gehackte zakelijke e-mail (BEC-fraude). Criminelen krijgen toegang tot het e-mailaccount van een leverancier of collega. Via dat echte account sturen ze een factuur of verzoek om een rekeningnummer te wijzigen. Omdat het van een bekend adres komt, is dit extra moeilijk te herkennen.

Hoe herken je een valse factuur?

Een neppe factuur lijkt op het eerste gezicht vaak betrouwbaar. Toch zijn er signalen die je aan het denken moeten zetten:

Het rekeningnummer op de factuur wijkt af van wat je eerder ontving van deze leverancier.
Je hebt geen bestelling geplaatst of geen dienst afgenomen die overeenkomt met de factuur.
De factuur vraagt om snelle betaling, soms met een korting als je binnen 24 of 48 uur betaalt.
Het e-mailadres of de domeinnaam lijkt op dat van een bekende leverancier, maar klopt net niet. Denk aan “bedrijfsnaam-nl.com” in plaats van “bedrijfsnaam.nl”.
De factuur bevat spelfouten, een vreemd logo of een afwijkend lettertype.
Je wordt gebeld door iemand die “checkt of de factuur goed aangekomen is”, terwijl je die leverancier normaal nooit belt.

Twijfel je aan een factuur? Bel de leverancier via een telefoonnummer dat je zelf opzoekt, niet het nummer op de factuur zelf. Dat kan namelijk ook nep zijn.

Wat kun je doen om factuurfraude te voorkomen?

Goede interne processen zijn de beste bescherming. Een paar concrete maatregelen die echt helpen:

Vier-ogen-principe bij betalingen. Laat facturen boven een bepaald bedrag altijd door twee personen controleren en goedkeuren voordat ze worden betaald.
Verifieer rekeningnummerwijzigingen altijd telefonisch. Krijg je een bericht dat een leverancier van rekeningnummer is veranderd? Bel dan altijd naar het bekende nummer van die leverancier om dit te bevestigen. Reageer nooit alleen via e-mail.
Gebruik een vaste leverancierslijst. Zorg dat je administratie bijhoudt welke leveranciers je gebruikt en wat hun rekeningnummers zijn. Vergelijk nieuwe facturen met deze lijst.
Train medewerkers. Medewerkers die facturen verwerken, moeten weten hoe factuurfraude werkt en wat ze moeten doen als ze twijfelen. Een korte interne briefing of training kan al veel schelen.
Stel duidelijke regels in voor spoedbetalingen. Criminelen spelen bewust op tijdsdruk in. Maak intern afspraken dat er voor spoedbetalingen altijd een extra controle plaatsvindt, hoe urgent het ook lijkt.

Wat als je al slachtoffer bent geworden van factuurfraude?

Heb je per ongeluk een valse factuur betaald? Neem dan zo snel mogelijk contact op met je bank. Hoe sneller je meldt, hoe groter de kans dat de bank de betaling kan tegenhouden of terugboeken, al is dat zeker niet altijd mogelijk. Doe ook aangifte bij de politie, ook als de kans op terugkrijgen van het geld klein is. Aangifte helpt de politie om patronen te herkennen en andere ondernemers te beschermen.

Informeer daarnaast de leverancier van wie de factuur leek te komen. Die weet dan dat zijn naam of e-mailadres misbruikt wordt en kan zijn eigen klanten waarschuwen.

Factuurfraude is geraffineerder geworden dan het vroeger was. Valse facturen zijn moeilijker te onderscheiden van echte, en de methoden worden steeds slimmer. Wie goede interne afspraken heeft en medewerkers bewust maakt van de risico’s, maakt het oplichters een stuk moeilijker.